PENDAHULUAN
Karyawan dianggap sebagai melakukan Perjalanan Dinas apabila ia melakukan perjalanan dalam rangka melaksanakan tugas Perusahaan termasuk rapat/training/seminar/lokakarya di suatu tempat diluar JABOTABEK yang jaraknya melebihi 100 km dari tempat kerjanya sehari – hari .
Untuk meningkatkan kelancaran pelaksanaan tugas karyawan perlu diberikan penggantian atas biaya–biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan kedinasannya, dimana penggantian biaya tersebut bukan merupakan tambahan penghasilan
Sehubungan dengan hal ini, Perusahaan perlu mengatur Peraturan Perjalan Dinas untuk dijadikan pedoman oleh karyawan sehingga mereka mengetahui tugas-tugas yang harus diselesaikan, fasilitas-fasilitas yang diperoleh selama perjalanan, jumlah biaya-biaya yang akan diganti Perusahaan, tata tertib yang harus dipenuhi serta prosedur administratif yang harus ditempuh sebelum dan sesudah perjalanan dinas.
- APLIKASI
Peraturan ini berlaku untuk karyawan dan/atau anggota keluarga bilamana oleh Perusahaan diminta untuk mendampingi dalam melaksanakan perjalanan dinas tersebut.
- JENIS PERJALANAN DINAS
- Dalam Negeri
Perjalanan dinas yang dilakukan di dalam wilayah Republik Indonesia di luar wilayah Jabotabek yang jaraknya melebihi 100 km dari tempat kerjanya sehari – hari .
- Luar Negeri
Perjalanan yang dilakukan di luar wilayah Republik Indonesia.
- BIAYA PERJALANAN DINAS
Kepada karyawan yang melakukan perjalanan dinas diberikan penggantian biaya perjalanan dinas yang terdiri dari :
- Biaya transportasi
Perseroan memberikan penggantian penuh atas biaya transportasi karyawan yang melakukan perjalanan dinas, untuk :
- Transportasi antar kota, dari dan ke tempat tujuan.
- Transportasi, antar hotel/rumah ke airport dan atau sebaliknya.
- ransportasi di tempat tujuan, sepanjang masih berhubungan dengan kedinasannya.
- Airport tax, asuransi wajib dan hal-hal lain yang diwajibkan dan berkaitan dengan transportasi perjalanan dinas.
- Biaya jalan tol, parkir kendaraan sepanjang masih berhubungan dengan kedinasannya.
- Dalam hal karyawan menunda atau membatalkan rencana penggunaan angkutan transportasi (bus/kereta api/pesawat) sebagaimana telah dijadwalkan yang bukan disebabkan oleh kepentingan Perusahaan, maka karyawan wajib mengganti seluruH biaya transportasi yang telah dikeluarkan Perseroan tersebut.
Kendaraan
PribadiBilamana dalam perjalanan dinas ini menggunakan kendaraan pribadi, maka biaya operasionalnya akan ditanggung oleh Perusahaan.
- Pada prinsipnya perseroan mengganti semua biaya penginapan yang berkaitan dengan perjalanan dinas sesuai dengan Lampiran Surat Keputusan Direksi ini.
- Penggantian biaya penginapan hanya diberikan berdasarkan bukti yang sah.
- Perjalanan dinas yang dilakukan lebih dari 1 (satu) orang dengan daerah tujuan yang sama, maka diperlakukan pengaturan 1 (satu) kamar untuk 2 (dua) orang. Bila pengaturan ini tidak mungkin dilakukan (misalnya karyawan dan karyawati) maka fasilitas penginapan tetap berlaku masing-masing.
Pengaturan mengenai sarana penginapan diatur dalam Lampiran 1 Surat Keputusan Direksi iniPerusahaan menanggung biaya hotel selama perjalanan dinas sesuai dengan ketentuan dalam tabel terlampir.
Biaya makan
- Untuk golongan I s/d V penggantian biaya makan diberikan secara lumpsum, besar nilai penggantian biaya makan per hari sesuai Lampiran 1 Surat Keputusan ini.
- Untuk golongan VI ke atas dan atau GM, dalam batas-batas kewajaran, sepenuhnya diganti dengan menunjukkan bukti-bukti yang sah, untuk minuman keras (bir dan sebagainya) serta rokok tidak diberikan penggantian. Penggantian biaya makan ini hanya berlaku untuk biaya makan diri sendiri. Ketentuan ini hanya berlaku untuk perjalanan dinas dalam negeri.
- Apabila karyawan menanggung biaya makan tamu Perusahaan selama melakukan perjalanan dinas, maka biaya tersebut dianggap sebagai beban Perusahaan dan akan diganti sesuai bukti pengeluaran yang sah. Penggantian ini diberikan di luar biaya perjalanan dinas sebagaimana diatur dalam Surat Keputusan Direksi ini. Ketentuan ini hanya berlaku bagi karyawan golongan VI (enam) ke atas yang melakukan perjalanan dinas dalam negeri dan luar negeri.
- Pengaturan mengenai biaya makan diatur dalam Lampiran 1 Surat Keputusan Direksi ini.
Uang Saku
Karyawan yang melakukan perjalanan dinas dan menginap akan diberikan uang saku sebagai biaya pengganti biaya-biaya keperluan pribadi yang berkaitan dengan perjalanan dinas.
Pengaturan mengenai uang saku diatur dalam Lampiran 1 Surat Keputusan Direksi ini.
Biaya Komunikasi
- Perusahaan mengganti biaya komunikasi untuk kepentingan pribadi / keluarga, setelah karyawan sampai di tempat perjalanan dinas.
- Komunikasi dapat dilakukan melalui hotel atau wartel. Penggantian akan dilakukan berdasarkan bukti pembayaran yang sah, berlaku untuk setiap tujuan perjalanan dinas atau setiap 5 hari perjalanan dinas dengan nilai maksimum sesuai pengaturan dalam Lampiran 1 Surat Keputusan Direksi ini.
Biaya Cuci Pakaian
Biaya cuci pakaian ditanggung Perusahaan apabila karyawan yang bersangkutan menginap lebih dari 2 (dua) hari.
Entertainment & Hadiah
Dalam rangka menggalang hubungan baik dengan relasi Perusahaan, dapat diadakan acara entertainment dan/atau pemberian hadiah atas beban Perusahaan dalam batas yang wajar atas persetujuan Direksi / General Manager berdasarkan rencana yang diajukan terlebih dahulu.
Biaya-biaya Lain
Biaya-biaya lain yang tidak tersebut diatas yang terpaksa harus dikeluarkan karena kepentingan dinas dapat diajukan untuk penggantian dari Perusahaan dengan ketentuan pengeluaran tersebut dapat dipertanggung jawabkan dan mendapat persetujuan dari atasan yang berwenang.
Hari Perjalanan Dinas
Jumlah hari perjalanan dinas adalah termasuk tanggal keberangkatan (hari pertama) tetapi tidak termasuk tanggal kembali. Tetapi, jika jam keberangkatan dan tiba karyawan pada tanggal kembali dijadwalkan pada jam seperti tertera dibawah ini maka yang bersangkutan berhak untuk mendapat sebagian fasilitas tunjangan perjalanan dinas sebagai berikut:
- KETENTUAN KHUSUS
1. Bagi karyawan yang memperoleh "sponsorship" atau fasilitas khusus di tempat tujuan (sehubungan dengan kedinasannya), maka penggantian biaya perjalanan dinas yang diberikan oleh Perusahaan, disesuaikan dengan fasilitas yang telah diperolehnya yaitu sebagai berikut :
a. Bila karyawan memperoleh fasilitas penginapan cuma-cuma, maka ia berhak atas uang makan serta uang saku secara penuh.
b. Bila karyawan memperoleh fasilitas makan penuh (makan pagi, siang, malam) dengan cuma-cuma, maka ia hanya berhak atas biaya penginapan serta uang saku secara penuh.
c. Bila karyawan memperoleh fasilitas penginapan dan makan penuh (makan pagi, siang dan malam) dengan cuma-cuma, maka ia hanya berhak atas uang sakunya saja.
d. Bila karyawan memperoleh dua kali makan sehari (makan pagi, siang atau malam) dengan cuma-cuma, maka ia hanya berhak atas 50% dari ketentuan besarnya uang makan sebagaimana diatur dalam Lampiran.
2. Ketentuan mengenai penggantian biaya perjalanan dinas ini dan juga lembur bagi karyawan, tidak berlaku seandainya yang bersangkutan adalah peserta dari acara/kegiatan yang diselenggarakan oleh perusahaan seperti: training/seminar.
3. Bila seseorang karyawan bepergian dalam rangka dinas bersama karyawan lain dari golongan yang lebih tinggi dan kehadiran yang bersangkutan dibutuhkan setiap saat, maka ketentuan penggantian biaya perjalanan dinas untuk transportasi dan penginapan dapat mengikuti karyawan yang golongannya lebih tinggi.
4. Ketentuan dalam pasal 3 di atas tidak berlaku bila kondisi dan tugas yang harus dikerjakan, menyebabkan yang bersangkutan tidak dapat makan dan menginap pada waktu dan tempat yang bersamaan.
5. Apabila seorang karyawan golongan I sampai dengan III ketika melakukan perjalanan dinas diwajibkan untuk secara aktif melakukan tugasnya sesuai dengan jabatannya pada waktu-waktu diluar jam kerja biasa, maka untuk kelebihan jam kerjanya tersebut, yang bersangkutan berhak atas upah lembur. Upah lembur ini diperhitungkan berdasarkan peraturan upah lembur yang berlaku.
6. Bagi karyawan golongan I sampai dengan III yang tengah melakukan perjalanan dinas dan harus melaksanakan tugas lembur diatur sebagai berikut :
a. Karyawan harus mengisi formulir surat perintah lembur yang ditandatangani oleh atasan yang bertangung jawab atas pelaksanaan perjalanan dinas dan karyawan tersebut.
b. Karyawan harus membuat laporan pelaksanaan tugas lembur yang ditandatangani oleh atasan yang bertangung jawab atas pelaksanaan perjalanan dinas dan karyawan tersebut.
c. Upah lembur diberikan tersendiri, diluar uang perjalanan dinas.
7. Apabila seseorang karyawan golongan I sampai dengan III melakukan perjalanan dinas pada waktu hari istirahat mingguan, hari raya/libur nasional, atau pada hari-hari yang diliburkan dan pada waktu itu ia secara aktif melakukan tugas sesuai dengan jabatannya, maka pada hari-hari tersebut ia berhak atas upah lembur untuk dinas pada hari raya dikurangi jam-jam istirahat sesuai dengan ketentuan waktu-waktu istirahat.
8. Biaya pembuatan/perpanjangan paspor dan biaya fiskal untuk perjalanan dinas ke luar negeri menjadi tanggungan perusahaan.
9. Untuk karyawan yang melakukan perjalanan dinas yang memakan waktu 2 (dua) hari penuh atau lebih, atau ke tempat khusus sehingga pakaian mudah kotor/berbau (seperti pabrik karet dan lain-lain) selama 2 (dua) hari atau lebih, maka berhak mendapat penggantian biaya cuci pakaian kerja berdasarkan bukti pengeluaran yang sah dengan ketentuan sebagaimana diatur pada Lampiran 1 Surat Keputusan ini.
- KETENTUAN PERJALANAN DINAS KUNJUNGAN PERNIKAHAN DAN KEDUKAAN
1. Kunjungan yang dimaksud adalah perjalanan dinas yang dilakukan oleh karyawan untuk menghadiri pernikahan karyawan atau melayat ke tempat karyawan yang meninggal dunia dan di dalam negeri.
2. Yang berhak melakukan perjalanan dinas adalah GM / direksi (golongan VI& VII) atau Manager (golongan V) yang bersangkutan dengan persetujuan Direktur terkait.
3. Lamanya perjalanan dinas ditentukan maksimal selama 2 (dua) hari 1 (satu) malam.
4. Dalam perjalanan dinas sebagaimana diatur pada Pasal ini, karyawan tidak memperoleh uang saku.
- KETENTUAN PERJALANAN DINAS TIDAK MENGINAP
1. Kepada karyawan yang melakukan perjalanan dinas tetapi tidak menginap diberikan penggantian biaya yang meliputi :
a. Biaya transportasi
b. Uang makan
c. Uang saku
2. Biaya Transportasi.Biaya transportasi diganti oleh perusahaan secara aktual dengan melampirkan bukti-bukti yang sah, dan mengikuti aturan seperti yang terdapat pada Lampiran 1 Surat Keputusan ini.
3. Uang makan.Karyawan berhak atas 50 % dari aturan yang terdapat pada Lampiran 1 Surat Keputusan ini.
4. Uang saku.Karyawan berhak atas 50 % dari aturan yang terdapat pada Lampiran 1 Surat Keputusan ini.
- ADMINISTRASI
1. Surat Perintah Perjalanan Dinas
a. Karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas diminta untuk menyiapkan SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas) dengan mengisi FKK (Formulir Kegiatan Karyawan) yang tersedia di bagian HRD disertai lampiran "itenerary" perjalanan.
b. SPPD tersebut harus disetujui dan ditanda tangani oleh atasan yang berwenang dengan mengikuti prosedur dibawah ini:
Khusus untuk penugasan ke luar negeri, SPPD harus mendapatkan persetujuan Direksi.
c. SPPD yang telah ditanda tangani oleh atasan supaya diteruskan ke HRD untuk diproses lebih lanjut dan diverifikasi.
2. Uang Muka
a. Karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas dapat meminta uang muka biaya perjalanan dengan menggunakan formulir Permohonan Uang Muka minimal 3 atau 4 hari sebelum berangkat disertai SPPD yang telah disetujui diatas.
b. Proses permohonan uang muka dilakukan melalui bagian HRD untuk kemudian diteruskan ke bagian Finance untuk pengambilan uangnya.
c. Jumlah uang muka yang diambil tidak melebihi taksiran keseluruhan biaya perjalanan dinas.
3. Laporan Pertanggung-jawaban
a. Selambat-lambatnya 6 hari setelah kembali, semua biaya berikut uang muka harus sudah dipertanggung jawabkan sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang ditetapkan dalam peraturan ini dengan mengisi formulir yang tersedia di HRD dilengkapi dengan bukti-bukti pengeluaran yang sah sebagai dasar meminta penggantian biaya.
b. Dalam hal jumlah pengeluaran yang sebenarnya lebih kecil dari jumlah uang muka, maka kelebihannya harus disetor kembali ke kasir pada saat penyampaian laporan pertanggung jawaban diatas.Jika terjadi sebaliknya maka kelebihan yang menjadi milik karyawan akan mendapat penggantian dari Perusahaan pada saat laporan pertanggung jawaban diselesaikan.
c. Dalam hal karyawan yang bersangkutan tidak mempertanggung jawabkan uang muka dalam batas yang telah ditentukan, maka jumlah hutang akan dikompensasikan dengan gaji berjalan dari karyawan yang bersangkutan dan hal itu akan dicatat dalam catatan konduite karyawan tersebut.
4. Laporan Perjalanan Dinas Untuk tiap perjalanan dinas yang telah selesai dilaksanakan, maka karyawan yang bersangkutan wajib membuat laporan dan disampaikan kepada atasannya selambat-lambatnya 3 (tiga) hari kerja setelah kembali.
- HAL-HAL LAIN YANG TERKAIT
1. Waktu selama perjalanan dinas yang melebihi jam kerja normal tidak diperhitungkan sebagai jam lembur.
2. Uang makan siang dan transport yang rutin diterima karyawan tidak diberikan selama periode melakukan perjalanan dinas ini.
3. Perjalanan yang dilakukan di wilayah Jabotabek akan dianggap sebagai kerja rutin. Namun demikian, apabila karena suatu hal karyawan tersebut harus bermalam / menginap di tempat tersebut, maka biaya makan malam dan hotel akan diperlakukan seperti perjalanan dinas biasa. Uang saku tidak diberikan dalam hal ini mengingat perjalanan ini bersifat rutin dan masih dalam wilayah Jabotabek.Untuk kasus perjalanan dinas ini, karyawan yang bersangkutan diminta terlebih dahulu menghubungi atasannya (sedapat mungkin) untuk persetujuannya mengenai menginapnya di tempat tersebut.
4. Perjalanan rutin yang diatur dengan jadwal kerja tertentu ke daerah operasi kerja di luar wilayah Jabotabek dianggap sebagai perjalanan kerja rutin dan bukan perjalanan dinas. Fasilitas dan tunjangan untuk jenis perjalanan tersebut akan diatur secara khusus dalam peraturan tersendiri.
- PENUTUP
1. Peraturan ini akan merupakan pedoman standar bagi INDIKA Group
2. Hal-hal yang berhubungan dengan perjalanan dinas yang belum tercakup dalam peraturan ini akan ditanggulangi secara "case by case" untuk fleksibilitas atas dasar pertimbangan dan kebijaksanaan HRD.
3. Peraturan Perjalanan Dinas ini sewaktu-waktu akan ditinjau kembali dan disesuaikan dengan keadaan dan kebutuhan.
| 
